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凭证断号应该如何处理

凭证断号,相信大多数会计人在月末结账时都遇到过.现在企业基本都实现了使用财务软件记账,由系统记录的会计凭证编号理应是连续的,凭证为什么会断号呢?原因在于,会计人员记账后因种种原因删除了某些凭证.前面的凭证被删除了,财务软件在功能上没有实现后面的凭证递次前移,也没有实现让记录的凭证递补断号,被删除凭证的编号自然就成了断号.

如何避免凭证断号呢?根本原则是记账时争取做到不删除凭证.欲达成此目的,一方面需要会计人员提升专业素养,同时工作更认真,避免出错；另一方面,错误发生后,不要删除凭证掩盖错误.凭证做错了,怎么改正呢?规范做法是用红字做一遍原分录,冲销错误分录的影响,然后再做一次正确的分录.

在实际工作中,会计人员大都不愿使用红字冲账的方法去更正错误,特别是当错误发生在当月的时候,会计人员更不想自找麻烦、自暴短处.原因在两个方面:

,不愿意留“案底”.一般公司的会计核算制度都会规定,做红字分录时会计人员要就错误写出书面说明,报经财务签字确认后方可操作.这无异于要求会计人员把错误赤裸裸地曝光给,估计没有哪个会计人内心愿这么做.

第二,图省事.相对于做红字分录,直接删除原错误凭证更为省事.一方面少做了一份凭证,另一方面省去了向做解释说明.

如此一来,凭证断号的现象就有了存在的土壤,如果企业对删除凭证没有禁止性要求,凭证断号现象还会长期存在.我们该如何从技术层面解决这一问题呢?

简单的思路是对凭证号一一改写.问题在于,进行凭证断号处理时往往濒临结账.如果凭证量大,改写的工作量可能会很大.比如一个月有2000份凭证,第500号凭证被删除了,等于要把501-2000号全部改正.此外,会导致之前打印出来的纸质凭证和软件系统里的凭证不匹配,编号对不上.可见,逐一手工修改凭证编号,不严谨,也不经济.

那么可行的方法是什么呢?我的建议是“后号前填”,意即把尽可能靠后的凭证提前,填补断号.但这么做有个细节要注意,需要虑及“后号”业务发生的时间,凭证附件记录的时间是否在“断号”之前.如果在之后,记账逻辑是经不起推敲的,会给人感觉会计记账时间于业务发生的时间.因此在选择找哪份凭证填补断号时,要做到发票和原始单据的时间不晚于凭证记录时间.

如果后面的凭证不适合填补断号,还有一个可行的方法.尽量选择时间因素不明显的分录填补断号.换言之,可以用诸如计提折旧、费用分摊、计提减值等分录填补断号.这类分录一般在月末结账之前才记录,以之填补断号对整个做账几乎不会造成影响.

凭证断号虽是个小问题,但有时会折射出大问题.频繁删除凭证本身就是会计基础工作不过硬的表现,有时还会衍生出随意篡改账务、内控不严谨的问题.

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